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Digitales Berichtswesen nach Low-Code-Prinzip

Raffinerie Heide erweitert ECM um Obligationen-Workflow

(13.09.2018 - Bonn) 265 Auflagen muss die Raffinerie Heide derzeit gegenüber ihren Finanzpartnern erfüllen. Mit dem neuen Doxis4 Obligationen-Workflow von SER ist das jetzt ein Kinderspiel. Damit stellt die nördlichste Raffinerie Deutschlands ein Compliance-konformes Berichtswesen gemäß der vertraglichen Verpflichtungen gegenüber ihren Finanzpartnern sicher und treibt die Digitalisierung im eigenen Unternehmen weiter voran.


Die Raffinerie Heide mit Sitz in Hemmingstedt hat zahlreiche Finanzpartner, z.B. im Bereich von Darlehen, Working Capital Finanzierung oder Factoring. Mit den Finanzierungsverträgen sind umfangreiche Verpflichtungen verbunden. Dazu gehören z.B. auch ein vierteljährlicher Bericht über die Finanzierung sowie der Nachweis der Vertragskonformität des Unternehmens. Um diese Nachweise fristgerecht und möglichst effizient zu erbringen, implementierte die Raffinerie jetzt den Obligationen-Workflow. Die technische Basis hierfür bot die vorhandene unternehmensweite Enterprise Content Management (ECM)-Plattform Doxis4 von SER.

Alle Nachweise sicher und direkt

Wird ein neuer Finanzierungsvertrag in einer elektronischen Finanzakte im ECM angelegt, werden daraufhin die in dem Vertrag enthaltenen Verpflichtungen in Form einzelner Obligationen hinterlegt. Diese bilden ihrer Ausprägung nach die Basis unterschiedlicher automatisch ausgelöster Workflows. Das tolle dabei: Jeder Schritt des Workflows einschließlich hinterlegter Belege wird protokolliert und dauerhaft zentral gespeichert. Die Mitarbeiter können zum Erstellen der Berichte direkt auf benötigte Unterlagen und Informationen im Doxis4 Vertragsmanagement und den Obligationen-Akten zugreifen.

Der neue Workflow ist für das Unternehmen strategisch von großer Bedeutung. „Wir verfügen damit über ein täglich sicher funktionierendes Berichtswesen, bei dem alle Schritte nachweisbar archiviert werden“, freut sich Rainer Hass, Teamlead Accounting bei der Raffinerie Heide. Das schafft Sicherheit auf allen Seiten: Die Raffinerie Heide sichert die Beweiskraft ihrer Informationen und ihre Finanzpartner können auf die Einhaltung der Vertragsverpflichtungen durch das Unternehmen vertrauen.

„Der eigenverantwortliche ECM-Ausbau bei der Raffinerie Heide ist ein Paradebeispiel für das ‚Low-Code-Prinzip‘ unserer Doxis4-Plattform und ein klarer Wettbewerbsvorteil für unsere Kunden: IT und Fachabteilungen können jegliche ECM-Anwendungen individuell gestalten, konfigurieren und pflegen, ganz ohne aufwändige Programmierung“, erklärt Dr. Gregor Joeris, Geschäftsführer Entwicklung der SER-Gruppe.

Zentrales ECM seit 2013 im Einsatz

Bereits seit 2013 vertraut die Raffinerie Heide auf die ECM-Plattform Doxis4 von SER, die sie seitdem flexibel nach den eigenen Bedürfnissen ausgebaut hat. Sie ist ein Hauptbestandteil der unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie. So managt die Raffinerie jegliche Informationen wie z.B. technische Zeichnungen und auch SAP-Daten digital und führt sie zentral und sicher in elektronischen Akten zusammen. Mithilfe eines auf Doxis4 basierenden Projektgenehmigungs-Workflows bildet das Unternehmen zudem den gesamten Prozess der Projektgenehmigung und -abwicklung digital ab.

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Über die Raffinerie Heide GmbH

Die Raffinerie Heide GmbH ist ein Unternehmen der Klesch-Gruppe und zählt mit rund 530 Mitarbeitern und 30 Auszubildenden zu den größten Arbeitgebern in Dithmarschen, Schleswig-Holstein. Das Unternehmen verfügt über eine Verarbeitungskapazität von 4,5 Millionen Tonnen Rohöl pro Jahr, so viel wie der komplette Mineralölbedarf Schleswig-Holsteins. Die seit 2010 mittelständisch ausgerichtete Raffinerie produziert klassische Mineralölerzeugnisse wie Ottokraftstoffe, Diesel- oder Flugkraftstoff. Zudem stellt sie leichtes Heizöl sowie Grundstoffe für die chemische Industrie her. Die Raffinerie Heide, die eine der komplexesten europäischen Raffinerien ist, gehört im internationalen Vergleich durch strenge Sorgfaltsmaßstäbe bei der Instandhaltung in Bezug auf Auslastung und Verfügbarkeit zu den besten in Europa. Weitere Informationen finden Sie im Internet: http://www.heiderefinery.com/de/home.html.

Über die SER-Gruppe

Das Unternehmen SER

Die Software Doxis4

  • Größter europäischer Software-Hersteller für Enterprise Content Management*
  • Top 5 der „software-only“ ECM-Hersteller der Welt
  • Inhabergeführtes Unternehmen
  • Software „Made in Germany“
  • „Visionary” im Gartner „Magic Quadrant for Content Services Platforms” (CSP)
  • „Strong Performer“ in beiden ECM Waves von Forrester™
  • Mehr als 550 Mitarbeiter
  • Weltweit mehr als 2.000 Referenzen, davon die Hälfte der DAX‐30‐Unternehmen
  • Größte ECM-Entwicklungsabteilung in Europa
  • Standardisierte ECM-Software für Großkonzerne, Mittelstand und öffentliche Verwaltung
  • Eine einheitliche ECM-, BPM- und Collaboration-Plattform mit
    • einem übergreifenden Metadaten-Management
    • einer Vielzahl horizontaler und vertikaler Lösungen
    • einem hybriden BPM für alle Geschäftsprozesse von ad hoc bis stark strukturiert
    • einer Collaboration-Komponente für den sicheren Austausch von Informationen im Unternehmen und mit externen Partnern

*gemessen an Umsatz, Rohertrag, Betriebsergebnis und Mitarbeiteranzahl nach den jeweils aktuell veröffentlichten Bilanzen.