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Top Thema: Usability first

Was User wollen

Mitarbeiter fordern eine flexible Arbeitsgestaltung. So sieht die Situation laut aktueller Bitkom-Studie in 82 % der mittelständischen IT-Unternehmen aus. Der Grund: Zu viele Informationen und ein Wirrwarr an Anwendungen bremsen sie bei ihren täglichen Aufgaben aus. Zugang zu Daten und Dokumenten auf jedem Gerät, an jedem Ort und zu jeder Zeit? Auch das ist leider nur bei einer Minderheit der Unternehmen Normalität. Können Mitarbeiter dagegen ihren Arbeitsplatz an ihre Bedürfnisse anpassen, steigt ihre Zufriedenheit – und damit ihre Produktivität. Das Praktische: Wer digital arbeitet, kann zahlreiche Möglichkeiten für flexibles, auf die verschiedenen User-Bedürfnisse zugeschnittenes Arbeiten anbieten. Das Paradebeispiel dafür sind anpassbare ECM-Lösungen, die auf die täglichen Aufgaben und Arbeitsweisen der Anwender optimiert sind.

Persönlicher Digital Workspace

User wissen, was sie wollen: Schneller Zugriff auf häufig genutzte Anwendungen und direkte Verfügbarkeit aktueller Informationen. Mit Doxis4 stellen sie sich per Desktop-App oder Online-Dashboard ihre Lieblings-Anwendungen und -Funktionen einfach individuell zusammen. HR-Referenten greifen darüber z.B. direkt auf offene Bewerbungsprozesse und Personalakten zu. Der Vertrieb nutzt Kundenakten und das CRM, der Einkauf dagegen Beschaffungsakten und Vertragsmanagement, Projektteams stimmen sich in virtuellen Projekträumen ab. Alle Anwender finden so den passenden Einstieg in ihre tägliche Arbeit und können ihn immer wieder an neue Aufgaben anpassen. Informationen und Anwendungen, die sie aktuell nicht benötigen, blenden sie einfach aus. Das schafft Übersicht und vereinfacht den Business-Alltag.

Mehr Mobilität

Ob am Büro-Rechner, auf dem Laptop im Homeoffice oder unterwegs mit dem Smartphone: Arbeitsort und -zeit selbst zu wählen, funktioniert nur, wenn dort auch tatsächlich effektives Arbeiten möglich ist. Mit Doxis4 haben User immer alle wichtigen Informationen dabei: Über die Doxis4-App können Sie Rechnungen bequem von überall aus freigeben. Während Wartungsterminen greifen Techniker vor Ort per Tablet auf Maschinenakten zu. Im Kundenservice scannen Mitarbeiter z.B. Beratungsprotokolle direkt im Kundentermin mobil ein und legen sie ab. Die Kollegen im Büro haben dadurch sofort alle Informationen zur Hand, um Vorgänge zügig zu bearbeiten. Diese flexible Arbeitsweise beschleunigt Prozesse im gesamten Unternehmen.

Kommunikation kanalisieren

Wo auch immer Sie sich befinden: Sie wollen auf dem Laufenden bleiben – ohne erst bei Kollegen nachfragen oder sich aktiv auf die Suche machen zu müssen. Das andere Extrem: Sie erhalten zig CC-Mails mit Informationen, die sie nicht wirklich betreffen. Doxis4 schafft den goldene Mittelweg: Über Activity-Feeds entscheiden User selbst, welche Informationen für ihre Arbeit relevant sind. Gibt es Aktualisierungen oder Entscheidungen z.B. in Vorgängen, Aufgaben oder Akten, erhalten sie automatisch Bescheid. Hilfreiche Kommentare und Notizen zu Änderungen finden sie direkt im logischen Kontext an der betreffenden Stelle. So muss die Kommunikation nicht noch über zusätzliche Kanäle wie Chats stattfinden. Alle zusammengehörenden Informationen sind vereint und schnell wiederauffindbar.

Weitere Möglichkeiten und Tipps für Ihren individuellen Digital Workspace zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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16.07.2018   Calender Top Thema  |  ECM