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Top Thema: Mit ECM bleibt keine Aufgabe liegen

Urlaubsvertretung? Check!

Urlaubsvertretung? Check!

„Sehr geehrte Damen und Herren, ich bin bis zum 10. Oktober 2018 im Urlaub. Alle E-Mails, die bis dahin auflaufen, werden gelöscht.“ – So lautet eine von sechs nicht ganz ernst gemeinten Abwesenheitsnotizen, die die Arbeitgeber-Bewertungsplattform Kununu jüngstzusammenstellte. Allerdings: Was auf den ersten Blick so witzig klingt, kann für Ihr Unternehmen unangenehme Folgen nach sich ziehen.

Keine Frage: Sie haben sich Ihren Urlaub redlich verdient. Doch dürfen wichtige Aufgaben während Ihrer Abwesenheit nicht liegen bleiben. Das kann etwa das Bearbeiten einer Kundenanfrage sein, woraus sich ein lukratives Geschäft entwickeln kann. Ebenso können das wichtige Projektaufgaben sein, deren rechtzeitige Erledigung elementar für das Erreichen von Meilensteinen ist. Daher gilt es für Sie, die richtigen Vorkehrungen zu treffen: Machen Sie Informationen, zugehörige Dokumente und Korrespondenz zugänglich sowie alle Bearbeitungsschritte transparent und definieren Sie Vertreterregeln im Vorhinein.

Checklisten stoßen an Grenzen

Ein mündliches Briefing oder eigens angefertigte Checklisten für Ihren Vertreter sind zwar probate Mittel, stoßen jedoch an ihre Grenzen. Gerade dann, wenn die zu erledigenden Aufgaben gar nicht erst bei Ihrem Vertreter ankommen oder schlichtweg Informationen und Wissen über den Geschäftsfall fehlen. Ein ECM gibt Ihnen die richtigen Werkzeuge an die Hand, mit denen Sie Ihre Vertretung vor Ihrem Urlaub verlässlich regeln.

Bester Kundenservice auch während Ihrer Abwesenheit

Auch wenn Sie eine Reise in die Sahara machen, muss das nicht gleich bedeuten, dass sich Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten während Ihrer Abwesenheit plötzlich in der allseits bekannten Servicewüste wiederfinden. Denn Sie haben Ihre Vertretung mit dem ECM perfekt organisiert: Ihr Vertreter erhält die Aufgaben automatisch in seinen Postkorb und wird auch bei Prozessentscheidungen und neuen Bearbeitungsschritten innerhalb des Workflows direkt informiert. Bei Bedarf kann er die Historie der jeweiligen Geschäftsbeziehung schnell einsehen und sich einen Überblick verschaffen, in welchem Bearbeitungsstand sich der jeweilige Vorgang befindet. So ist er schnell auskunftsfähig.

Up to date nach dem Urlaub

Auch jeder noch so schöne Urlaub geht (leider) irgendwann vorbei. Damit Sie möglichst schnell wieder tatkräftig Ihren gewohnten Aufgaben nachgehen können, benötigen Sie einen schnellen Überblick. Ein Blick ins ECM genügt und Sie sind direkt up to date. Jede Prozess- und Dokumentenänderung wird klar und transparent dokumentiert. Sie sehen den Status eines Bearbeitungsprozesses und können schnell nachvollziehen, wer was wann erledigt hat und welche Aufgaben noch offen sind.

Sie sehen: Mit einem ECM können Sie nicht nur ruhigen Gewissens in Ihren Urlaub aufbrechen, sondern auch erholt und zügig wieder in Ihr Business starten.

 

Weitere Möglichkeiten und Tipps für die Steuerung Ihrer Vertreterregelung zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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13.09.2018   Calender Top Thema  |  BPM & Workflow
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