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Virtuelle Projekträume

Collaboration mit externen Partnern

Die Zusammenarbeit in Teams benötigt einen intensiven Austausch von Ideen, Vorschlägen und Resultaten. Bevor ein Vorgang oder eine Teilaufgabe abgeschlossen ist, passieren Dokumente oft viele verschiedene Bearbeiter. Ein manuelles Versenden und Verteilen von Akten, Dokumenten und Aufgaben per E-Mail, Telefon oder sogar noch auf Papier ist zu aufwendig, langsam und fehleranfällig und vor allem nicht State-of-the-Art. Besonders, wenn der Informationsbestand zahlreiche Dokumente umfasst, sich die Inhalte häufig ändern oder externe Personen wie Geschäftspartner, Rechtsanwälte oder Berater miteinbezogen werden sollen, steigt der manuelle Organisationsaufwand rasant an. Hier den Überblick zu behalten, ist kaum machbar.

Ein virtueller Projektraum wie der Doxis4 iRoom schafft Abhilfe und erfüllt alle funktionalen sowie Usability-Anforderungen für die erfolgreiche und einfache Zusammenarbeit von Projektteams.

Die wesentlichen iRoom-Funktionen im Überblick:

  • Doxis4 iRoom für weltweite Zusammenarbeit mit Kollegen und externen Personen
  • Akten, Dokumente, Vorgänge und Aufgaben gemeinsam bearbeiten
  • Externe Projektteilnehmer per E-Mail einladen
  • Browserbasierter Zugriff auf Projekträume über Doxis4 webCube

Der Doxis4 iRoom ist die webbasierte Kollaborationskomponente der Doxis4 iECM-Suite. Man kann ihn sich als eine Art digitalen Workspace vorstellen, der alle Informationen und Vorgänge für ein bestimmtes Projekt bereitstellt.

Er kann ganze Projektakten umfassen oder nur Zugriff auf einzelne Dokumente oder Register zulassen. Informationen lassen sich so gesichert und aktuell bereitstellen, Aufgaben definieren, zuweisen und mit Terminen überwachen. Bei Bedarf können auch externe Anwendungen wie z.B. Wikis einfach integriert werden.

Wer darf was in welchem Projekt?

Der Doxis4 iRoom schafft eine gemeinsame Plattform, über die Projektmitglieder Dokumente webbasiert teilen und bearbeiten können. Durch geregelte Zugriffe ist dabei genau definiert, wer Dokumente, Register und ganze elektronische Akten einsehen, bearbeiten und teilen darf. Auch externe Projektpartner erhalten so Zugriff auf alle für sie relevanten Dokumente. Die Prozessmanagement-Funktionen von Doxis4 BPM steuern Aufgaben, Änderungs- und Freigabeprozesse unter den Projektpartnern, direkt mit den dazugehörigen Dokumenten verknüpft. Dabei bleibt jederzeit eindeutig nachvollziehbar, wer welche Dokumente und Aufgaben bearbeitet, welche Dokumentenversion die aktuellste und wie weit ein Projekt fortgeschritten ist.

Der Zugang zu Projekträumen mit Doxis4 iRoom erfolgt in Doxis4 webCube komfortabel über einen der gängigen Webbrowser (Internet Explorer, Firefox, Chrome).

Einladung und Benachrichtigungen per E-Mail

Per E-Mail-Einladung können berechtigte interne Doxis4-Anwender weitere externe Personen zu einem Projektraum hinzufügen. Welche Inhalte und Funktionen den externen Benutzern zur Verfügung stehen, lässt sich mithilfe von vordefinierten Rollenprofilen gezielt steuern. Über ein Abonnement können sich die Projektmitglieder automatisch per E-Mail über neue Inhalte im Projektraum informieren lassen. So arbeiten alle stets mit dem aktuellsten Informationsstand!

 

Weitere Möglichkeiten und Tipps für die Zusammenarbeit mit externen Beteiligten in Doxis4 zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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15.05.2017   Calender ECM-Lösungen  |  eAkten, ECM, BPM & Workflow

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