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Best Practice: GEFA BANK

Papierlos gemanagt: Finanzierungen für den Mittelstand

Seit über 65 Jahren ist die GEFA BANK ein Garant für die wirtschaftliche Entwicklung des deutschen Mittelstands. 1949 gegründet, zählt das Unternehmen heute zu den führenden Spezialisten in der herstellerunabhängigen Absatz- und Investitionsfinanzierung von mobilen Wirtschaftsgütern. Bei der Abwicklung der Verträge für Finanzierungen, Leasing oder Mietkauf entstanden früher Berge von Papier, die ganze Regallager füllten.

Bereits 2004 führte die GEFA BANK daher ein elektronisches Archivsystem von SER ein, um das Papierarchiv aufzulösen und ein in die Jahre gekommenes SAP-Datenarchiv abzu­lösen. Schon damals achtete das Bankhaus darauf, dass der ausgewählte Anbieter nicht nur eine Archivierungssoftware im Angebot hat, sondern über eine ganzheitliche ECM-Lösung verfügt, die eine Optimierung der Geschäftsprozesse unterstützt. Gesucht wurde keine „Einzellösung”, sondern ein strategischer Partner mit einem ganzheitlichen Port­folio. Ein Benchmark ergab, dass SER mit ihrer integrierten iECM-Suite die vielfältigen Anfor­de­rungen der GEFA BANK am besten erfüllen konnte.

Die Entscheidung für SER war der Beginn einer langfristigen Zusammenarbeit mit einem kontinuierlichen Ausbau der Archivlandschaft hin zu einem unternehmensweiten Enter­prise Content Management (ECM) mit elektronischen Akten und Workflow-gesteuerten Prozessen.

Investitions- und Absatzfinanzierung mit eAkten

Nach der Einführung des elektronischen Archivs und einer automatisierten Rechnungs­eingangsverarbeitung begann die GEFA BANK damit, ihre Kerngeschäftsprozesse ins Visier zu nehmen und sie mit elektronischen Akten zu unterstützen. Die Bearbeitung von Finan­zierungs- und Mietkaufverträgen ist sehr dokumentenintensiv. In elektronischen Vertragsakten werden die Verträge und vertrags­begleitenden Dokumente übersichtlich zusammen­gefasst. Die Vertragsnummer ist das Ordnungskriterium für die Zuordnung der Dokumente zur Vertragsakte. Die Vertragsakte gibt dem Vertriebsaußendienst sowie den Back-Office-Mitarbeitern einen schnellen Überblick über die Historie eines Vertrages.

Elektronische Geschäftspartnerakten bieten einen Gesamtüberblick über alle Dokumente zu einem Kunden. Dazu gehören z.B. allgemeine Legitimationsdokumente, Bilanzen oder Partnerinformationen wie Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA), die keinem bestimmten Vertrag zugeordnet sind.

„Doxis4 ist eine unserer wichtigsten Applikationen im Unternehmen“

Den Eintritt in die papierlose Vertragsverwaltung schaffte die GEFA BANK in diesem Jahr mit dem Projekt „frühes Scannen“. Was so unscheinbar klingt, bedeutet eine wesentliche Optimierung der Vorgangsbearbeitung. Beim bisher praktizierten „späten Scannen“ wurden die Dokumente erst nach der Aktivierung des Vertrages digitalisiert und über die Vertragsakte elektronisch recherchierbar. Mit der Umstellung der Vertragsverwaltung auf frühes Scannen kann nun die gesamte Vorgangsbearbeitung elektronisch erfolgen, sicher gesteuert durch von der GEFA-BANK-IT definierte Doxis4-Workflows. „Doxis4 ist eine unserer wichtigsten Applikationen im Unternehmen geworden und hat für unser Kerngeschäft eine sehr hohe Bedeutung“, berichtet Maximilian Butzen, Software Engineer im Bereich Content Management bei der GEFA BANK.

ECM bei der GEFA BANK auf einen Blick:

  • Kredit-, Leasing- und Mietkauf-Verträge papierlos managen
  • Workflow-gesteuerte Vorgangsbearbeitung
  • Elektronische Geschäftspartner- und Vertragsakten
  • Automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit SAP-Integration

 

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19.06.2017   Calender Best Practice  |  Archiv, DMS, eAkten, ECM