Beschaffungs- & Lieferantenakten

Die meisten Beschaffungsprozesse werden durch Dokumente ausgelöst und abgeschlos­sen: Lieferantenanfragen und Korrespondenz entstehen bereits vor der Anlage von Stamm- und Bewegungsdaten. Sie müssen später dem richtigen Kontext zugeordnet und entsprechend abgelegt werden. Mit Doxis4 gelingt dies: Einkäufer managen alle Unter­lagen digital, transparent und ohne Medienbrüche und beziehen dabei auch alle Informationen jenseits von transaktionsbezogenen ERP- und SCM-Daten mit ein.

Vollständige Beschaffungsdokumentation

Durch das professionelle Dokumenten- und Akten-Management wird der gesamte Prozess von der Anbahnung bis zum Abschluss einer Geschäftsbeziehung strukturiert dokumen­tiert und verwaltet. Ob Materialanforderung, Anfrage, Bestellvorgang oder Zahlungsge­nehmigung von Lieferantenrechnungen: Mit Doxis4 profitieren die am Einkauf beteiligten Mitarbeiter von einem einheitlichen Zugriff auf alle zum Beschaffungsprozess gehörenden Dokumente, Akten und Vorgänge. Hierbei werden alle Schritte vom Erstellen, Bearbeiten und Prüfen bis hin zum Freigeben von Unterlagen revisionssicher protokolliert. Das schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Alle Informationen im Beschaffungsprozess

Digitale Beschaffungsakten führen alle wichtigen Informationen und Vorgänge rund um den Beschaffungsprozess in einer einheitlichen Aktenstruktur zusammen. Mit der Integration unterschiedlichster Quellen gelingt die dringend notwendige Übersicht für den Einkauf: Die multimediale Doxis4 Beschaffungsakte ermöglicht es, über Korrespondenz und Angebote hinaus auch Produktvideos, Produktbilder, Links auf Webinhalte der Lieferanten wie z.B. Standorte etc. abzulegen und anzuzeigen. Doxis4 komplettiert so SCM- und ERP-Systeme um die gesamte schriftliche Dokumentation der unstruktu­rierten Daten – ein entscheidendes Asset für das Steuern der Einkaufsprozesse.

Integriert: Digitale Lieferantenakten

Doxis4 Lieferantenakten stellen alle Informationen zu einem Lieferanten bereit, z.B. Preislisten, Lieferzeiten, Zertifikate und Bonitätsnachweise. Ein Überblick über Dokumente zur Prüfung von bspw. Materialqualität und Mengentreue unterstützt die Qualitätssicherung im Lieferantenmanagement. Durchgehend dokumentierte Bestell-, Buchungs- und Freigabeprozesse dienen als Nachweis bei Haftungsfragen.

Partnerwork

Lieferanten werden heute zunehmend als Geschäftspartner gesehen und direkt in die Wertschöpfungsprozesse des eigenen Unternehmens eingebunden. Doxis4 schafft mit der digitalen Lieferantenakte die Basis für die Gestaltung kollaborativer Einkaufsprozesse, ob national oder weltweit. Wie der SER-Kunde Eissmann dies erfolgreich umsetzt, erfahren Sie in unserem Best Practice-Bericht.