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Dokumentenmanagement für Rechtsabteilungen

Juristische Arbeitsabläufe digital managen

Die schnelle Prüfung, Bearbeitung, Recherche und Dokumentation von rechtlichen Sach­verhalten, eine übersichtliche Ablage und Archivierung von Schriftsätzen, Verträgen, Gutachten und anderen juristischen Dokumenten, komplexe Sachverhalte und drängende Fristen: Die Anforderungen an Rechtsabteilungen sind hoch. Die Digitalisierung rechtlicher Arbeitsvorgänge mit Doxis4 entlastet Unternehmensjuristen und Syndizi bei standardi­sierbaren Verwaltungsarbeiten und unterstützt sie in der Recherche und dem Fristenmanagement.

Elektronische Akten für rechtliche Unterlagen

Mit elektronischen Akten liegen alle Dokumente zu einem rechtlichen Sachverhalt direkt und im Kontext des juristischen Vorgangs vor. Individuelle Aktenstrukturen können digital abgebildet werden und führen zu einer einheitlichen, nachvollziehbaren Ablage. Rele­vante Informationen wie die Kontaktdaten beteiligter Parteien, Aktenzeichen, Termine, Kosten, zuständige Bearbeiter und weitere Unterlagen zum Sachverhalt stehen auf einen Blick zur Verfügung und können auch aktenübergreifend recherchiert werden. Die umfangreichen Recherchefunktionen von Doxis4 mit kombinierbarer Volltext- und Metadatensuche verkürzen dabei die Suchzeiten zum Auffinden benötigter Unterlagen erheblich.

Digitalisierte juristische Arbeitsabläufe

Die Arbeitsweise von Rechtsabteilungen unterscheidet sich je nach Unternehmen und Branche. Mit Doxis4 bilden Sie Ihre individuellen Arbeitsvorgänge digital ab und werden durch automatisierte Workflows in der Dokumentenbearbeitung unterstützt: vom Prüfen von Schriftsätzen und Verträgen über Wiedervorlagen bis hin zu Freigaben. Die Unterlagen werden dem zuständigen Mitarbeiter auch über Abteilungsgrenzen hinweg automatisiert im jeweils relevanten Bearbeitungsschritt zur Verfügung gestellt. Mehr Informationen zum Thema finden Sie auf unserer Seite zum Workflow Management.

Compliance & Sicherheit wahren

Die umfangreichen Dokumentenmanagement-Funktionen von Doxis4 machen die Bearbeitungsschritte durch eine klare Versionierung transparent. Es bleibt jederzeit nachvollziehbar, bei wem und in welchem Bearbeitungsstatus sich die Unterlagen gerade befinden. Alle Arbeitsvorgänge sind dabei dokumentiert, sodass die gesamte Bearbeitung und Archivierung aller juristischen Unterlagen revisionskonform erfolgt. Das differenzierte Berechtigungssystem erlaubt dabei nur autorisierten Mitarbeitern den Zugriff bzw. die Bearbeitung von Dokumenten und unterstützt so das Einhalten der Compliance-Vorschriften.

Zeit & Kosten im Blick

Rechtliche Unterlagen wie Verträge, aber auch Termine z.B. im Rahmen von Rechts­streitig­keiten, sind an Fristen gebunden, deren Versäumen rechtliche sowie finanzielle Konsequenzen für das gesamte Unternehmen nach sich zieht. Doxis4 bietet ein Fristen­management, das Rechtsabteilungen automatisiert an auslaufende oder zu verlängernde Verträge, interne Abgabefristen und Gerichtstermine erinnert. Vertretungsregeln sorgen dafür, dass auch im Urlaubs- oder Krankheitsfall immer ein zuständiger Mitarbeiter benachrichtigt wird und Rechtsabteilungen stets den Überblick über alle Arbeitsvorgänge behalten.

Weitere Möglichkeiten und Tipps für Ihr professionelles Dokumentenmanagement zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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15.02.2017   Calender ECM-Lösungen  |  DMS, eAkten, BPM & Workflow
Weiterführende Informationen im +Content
Broschüre: Elektronische Akten mit Doxis4
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