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Best Practice: Mit SAP-Archiv und eAkten weltweit informiert

Internationales ECM bei GROHE

Bereits seit 1999 nutzt GROHE ein elektronisches Archiv von SER. Die Einführung und der Ausbau unternehmensweiter ECM-Lösungen haben seitdem viele positive Effekte gebracht: SAP-Integration, Rechnungseingangsverarbeitung sowie digitale Personal- und Lieferantenakten kommen mittlerweile international zum Einsatz. Doxis4 wächst mit dem Unternehmen mit und sorgt für seine internationale Vernetzung. Im Lauf der Jahre wurde das ECM-System von GROHE immer wieder an die neuen Produktgenerationen angepasst. Auch während der Umstellung auf die derzeit aktuelle Version Doxis4 waren alle Doku­mente und Daten sicher verfügbar: Die Übernahme der Altdaten erfolgte im laufenden Betrieb, sodass die GROHE-Mitarbeiter auch während der Migrationsphase jederzeit Zugriff auf den gesamten Bestand hatten.

ECM international im Einsatz

Die länder- und sprachübergreifend einsetzbare ECM-Software Doxis4 bildet die Grund­lage für die unternehmensweite Zusammenarbeit der 120 weltweiten Standorte. Ihre Hochverfügbarkeit über Kontinente hinweg ist essenziell für den direkten, zeitzonen­unabhängigen Austausch von Informationen, den GROHE benötigt. Die SAP-Integration in das ECM-System spielt hierbei eine wichtige Rolle. Weltweit können ein- und ausgehende SAP-Dokumente in Doxis4 abgelegt und mit elektronischen Akten verwaltet werden. Die Recherche nach diesen Dokumenten kann direkt aus SAP heraus sowie über Doxis4 erfolgen. Unterlagen werden direkt gefunden und Aufträge dadurch schneller bearbeitet – ein Service-Vorteil, von dem die Kunden profitieren.

Für jede Anforderung die passende eAkte

GROHE hat zudem elektronische Personal- und Lieferantenakten realisiert. Die Schnitt­stel­len von Doxis4 zu Drittanwendungen zahlen sich hier aus: Bei den Personalakten spielt die Einhaltung der Compliance eine große Rolle. Der Zugriff auf sie muss bei GROHE schnell und multipel erfolgen, gleichzeitig aber auch den Sicherheitsrichtlinien des Betriebsrats entsprechen. Durch die SAP-Integration ist es möglich, die in SAP HR hinterlegten spezi­el­len Zugriffsberechtigungen der Mitarbeiter der Personalabteilung auf die Personalakten in Doxis4 zu übertragen.

Integration ins Lieferantenportal

Ein weiterer Vorteil der universellen Schnittstellen von Doxis4 zeigt sich beim Lieferanten­management: Dank der Integration des Lieferantenportals pool4tool kann GROHE die dort entstehenden Dokumente und Daten direkt in seine elektronischen Lieferantenakten einbinden und verfügt auf Knopfdruck über alle Informationen zu einem Lieferanten. So ausgerüstet kann GROHE sein Kundenversprechen noch besser halten und jederzeit „pure Freude an Wasser“ bieten.

 

Weitere Möglichkeiten und Tipps für elektronische Akten mit SAP-Integration  zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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22.01.2018   Calender Best Practice  |  ECM, SAP
Weiterführende Informationen im +Content
Short Best Practice: Grohe AG
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Grohe AG: Internationales ECM – vom SAP-Archiv bis zur elektronischen Personal- und Lieferantenakte

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