ECM-Strategie Deutsche Bahn

Ein ehrgeiziges Informationslogistik-Projekt schreitet zielgerichtet voran: 2010 wurde der Grundstein zu dem bahnweiten Rollout der DOXiS4 Enterprise Content Management-Technologie von SER gelegt. Die hierauf aufbauende BCM (= Bahn Content Management)-Plattform bildet das Fundament für die konzernweite ECM-Strategie und versieht ihren täglichen Dienst in 18 Konzernbereichen der Deutschen Bahn. Archiv-, DMS-, Akten- und Workflow-Projekte werden nun zentral über diese von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PwC testierte Plattform verwaltet.

Zuvor waren bei der Bahn 30 bis 35 unterschiedliche DMS-Installationen im Einsatz. Diese heterogene Systemlandschaft ist einer einheitlichen und zeitgemäßen Informationsverarbeitung mit den ECM-Lösungen von SER gewichen.

Die Bahn profitiert von der modular aufgebauten BCM-Plattform in mehrfacher Hinsicht. DMS-/Archivprojekte müssen nicht immer wieder als Stand-alone-Lösungen neu aufgebaut werden. Die einzelnen Komponenten und Lösungen sind in den unterschiedlichsten Anwendungsfällen wiederverwendbar. Dies gewährleistet eine gleichbleibende Qualität der Installationen. Die durchgängig verwendeten Software-Lösungen von SER ermöglichen je nach Bedarf auch die übergreifende Nutzung von Informationen über Abteilungsgrenzen hinweg. Projekte, die sonst viele Monate dauern können, lassen sich auf Basis der BCM-Plattform heute oft schon in wenigen Wochen realisieren.

Die Bahnunternehmen haben mit der BCM-Plattform einen schnellen Zugriff auf die neuesten ECM-Technologien. Damit können sie ihre Geschäftsprozesse und Verfahren wesentlich schlanker, und effizienter gestalten. Anpassungen an veränderte Anforderungen im Rahmen des Change-Managements lassen sich einfacher und schneller vollziehen. Je mehr Anwendungen im Bahn-Konzern umgesetzt werden, umso größer wird auch das Know-how, das von einer Einheit an die andere weitergegeben werden kann.

Aktuell nutzen rund 9.000 User die Plattform, in der Endausbaustufe sollen bis zu 70.000 Anwender im Bahn-Konzern an den BCM-Lösungen partizipieren. Etwa 100 Mio. Dokumente mit einem Gesamtvolumen von ca. 10 TB sind bereits archiviert worden.