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Compliance

Doxis4 in der AGES

Die „Agentur für Gesundheit und Ernährungssicherheit“, kurz AGES, hat in Österreich die Gesundheit von Menschen, Tieren und Pflanzen zu schützen, etwa durch Lebensmittelkontrollen oder die Untersuchung und Bewertung von Medikamenten. Die Organisation in ihrer jetzigen Form entstand im Jahr 2002, als die Republik Österreich 18 verschiedene Bundesanstalten und Bundesämter unter einem Dach vereinte. Heute beschäftigt die AGES 1.400 Mitarbeiter an sechs Standorten in ganz Österreich.

Die besondere Schwierigkeit, in einer Organisation wie der AGES ein Compliance-Management-System zu implementieren, bestand vor allem in ihrer Heterogenität, erklärte Dr. Benesch in seinem Vortrag beim Compliance Solutions Day 2014. Diese ergibt sich einmal daraus, dass die Agentur zwei verschiedenen Ministerien zugeordnet ist, dem Lebens- und dem Gesundheitsministerium. Darüber hinaus gilt es, über ein Dutzend Gesetze – vom Saatgutgesetz bis zum Blutsicherheitsgesetz – zu vollziehen. Die in diesen Rechtsmaterien getroffenen Beurteilungen der Agentur müssen jederzeit dokumentierbar, Entscheidungswege leicht nachvollziehbar sein.

Bei 900.000 Probenuntersuchungen und 7,2 Millionen Einzelanalysen pro Jahr an den Außenstellen in Wien, Graz, Innsbruck, Linz, Mödling und Salzburg bedeutet dies eine Aufgabenstellung, die ohne Software-Unterstützung kaum zu bewältigen ist. Daher habe man sich bei der AGES für Doxis4 entschieden, so der Vortragende, eine Enterprise Content Management-Lösung, die die revisionssichere Archivierung und die Abbildung digitaler Prozesse erheblich erleichtert.

Dr. Gerald Benesch 

Dr. Gerald Benesch, Leiter der Stabsstelle Recht und Versicherungswesen der AGES
(© LexisNexis/ Anna Rauchenberger)

Die Vorteile der Software zeigen sich heute klar, etwa im Bereich der häufig notwendigen Geschäftsführer-Anträge. Diese werden seit Anfang 2014 vollständig über Doxis4 abgewickelt. Über die ECM-Plattform lassen sich Anträge nach Invest-, Personal-, Projekt- oder freiem Antrag unterscheiden, sodass sie automatisch den richtigen Empfängern zugeteilt werden.

Wie Dr. Benesch zusammenfassend festhielt, bringt Doxis4 für das Compliance-System der AGES drei wesentliche Vorteile: Durch die Freigabehistorie wird stets mitprotokolliert, wer welche Entscheidung mit welcher Begründung getroffen hat. Zum zweiten erhöht sich die Transparenz, da alle Beteiligten den aktuellen Status eines Antrags einsehen können. Zu guter Letzt können Prozesse einfach nachvollzogen werden. Bei den sensiblen Entscheidungen, die eine Gesundheitsagentur wie die AGES täglich treffen muss und die für die beaufsichtigten Unternehmen weitreichende Folgen haben können, ist diese Transparenz von entscheidender Bedeutung. 

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21.10.2014   Calender Veranstaltungen  |  ECM, SER