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Best Practice: Wichtelmanagement mit DoXmas4

Digitales Wichtelmanagement

Digitales Wichtelmanagement im Weihnachtsdorf

Rund 7,63 Milliarden Geschenk-Lieferungen weltweit bewältigt das Weihnachtsdorf 2018. Tendenz steigend. Bis zum Auspacken ist es ein langer Prozess: Wunschzettel verarbeiten, Geschenke herstellen und verpacken sowie die Schlittenladungen und -routen planen. All das erledigen die Wichtel. „Wir stellen jedes Jahr zur Weihnachtszeit massenhaft Saison-Wichtel ein. Den ganzen On- und Offboarding-Prozess mit Papierakten zu managen, wurde aber immer komplizierter: Wir mussten viel zu lange nach Unterlagen suchen und hatten keinen guten Überblick, was alles von wem erledigt werden muss“, erinnert sich Santa Claus. Die Lösung lag für ihn schnell auf der Hand: digitales Wichtelmanagement mit DoXmas4 musste her.

Digitale Wichtel- & Hire-a-Reindeer-Akten

Vom Anforderungsprofil über den Bewerbungsprozess bis zur Einstellung managt das Weihnachtsdorf jetzt alle Wichtel-Unterlagen in digitalen Wichtelakten. Neu sind auch die darin integrierten Hire-a-Reindeer-Akten, kurz HR-Akten: „Wir mieten zusätzliche Rentiere, um unsere eigene Mannschaft in den Stoßzeiten aufzustocken“, erklärt der Chief Reindeer Officer (CRO) des Weihnachtsdorfs. „In den HR-Akten sehe ich alle Rudel-Angebote und werde automatisch aufgefordert, sie zu prüfen. Das geht superschnell und ich finde dort auch später Informationen wie z.B. Schlittenführungszeugnisse. Das ist wirklich sehr praktisch. So können wir bei Nachfragen der Luftfahrtbehörde immer nachweisen, dass unsere Rentiere tipptopp sind.“

Digital von Hufeisenausgabe bis Ausstand

Sobald ein Kandidat eingestellt ist, startet DoXmas4 automatisch den Onboarding-Prozess. „Alle Verantwortlichen werden rechtzeitig informiert, wann die Wichtelmützen- und Hufeisenausgabe ansteht, welche Kopf- oder Hufgröße wer hat oder ob noch jemand eine Schulung im Geschenkbandkräuseln braucht“, freut sich Santa Claus, der diese Aufgaben nun nicht mehr persönlich überwachen muss. Nach Weihnachten folgt der Offboarding-Prozess mit automatischer Erinnerung an die Rückgabe aller Arbeitsutensilien, das Ausstellen der Wichtel-Zeugnisse, Ausstand feiern ... Santa Claus schätzt auch die Sicherheit beim digitalen Wichtelmanagement: „Die Akten der Ehemaligen bewahren wir mit DoXmas4 automatisch für die vorgegebene Zeit von zehn Weihnachtsabenden auf. Digital kann es nicht mehr passieren, dass jemand alte Akten zu früh schreddert, weil er sie für das Altpapier zum Paketauspolstern hält.“

Digitales Wichtel-Bonussystem begeistert

Das Weihnachtsdorf zeichnet sich als weltweit bester Arbeitgeber seiner Branche aus. Mitarbeitervorteile wie den täglichen Plätzchenservice oder wöchentliches Weihnachtslieder-Singen sind einmalig. Auch Gesundheitsmanagement hat hohe Priorität. In den Mitternachtspausen gibt es z.B. Betriebsyoga. „Die Übung Herabschauendes Rentier ist bei allen sehr beliebt. Rückenprobleme können Sie bei uns lange suchen“, freut sich der Betriebssportarzt. Um die Motivation zu steigern, nutzt das Weihnachtsdorf auch hier DoXmas4. Nach jeder Trainingseinheit buchen die Wichtel per Keycard ihre Anwesenheit und der DoXmas4 Boni-Workflow zählt mit. Wer zehnmal da war, erhält eine kleine Überraschung von Santa Claus. Der ist mit der neuen Lösung vollauf zufrieden: „Mit DoXmas4 kann Weihnachten kommen!“

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17.12.2018   Calender Best Practice  |  Weihnachten