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Best Practice: Westfalen Gruppe setzt auf digitale Rechnungsverarbeitung

Belegtourismus adé

„Belegtourismus“ bei der Westfalen Gruppe, das bedeutete: Aufgrund der räumlich dezentralen Struktur der Unternehmensgruppe, mit verteilten Niederlassungen und einem zentralen Rechnungseingang in Münster, wurden die Rechnungsbelege zur Prüfung früher per Post durch die Lande geschickt. Diese papierhaften Prozesse hemmten die Abläufe enorm. Ingo Köster, Leiter IT-Applikationsmanagement der Westfalen Gruppe, erinnert sich: „Wir haben uns gefragt: Wie können wir die Durchlaufzeiten unserer Eingangsrechnungen verkürzen? Damals konnte es vorkommen, dass Rechnungen auf dem Postweg verloren gingen oder zu lange unterwegs waren, um noch Skonto geltend zu machen. Daraufhin haben wir uns entschieden, ein digitales Archiv einzuführen, mit einem entsprechenden Workflow.“ Die Wahl fiel auf Doxis4 von SER.

Einfaches Zusammenspiel mit SAP

Mit der ECM-Software Doxis4 automatisierte das Unternehmen die Verarbeitung der Eingangsrechnungen. Nach der Archivierung der Rechnungsbelege werden die rechnungsrelevanten Daten aus den gescannten Rechnungen automatisch ausgelesen und an SAP zur weiteren Verarbeitung bis zur Freigabe der Buchung übergeben. Auch PDF-Rechnungen, die das Unternehmen per E-Mail erreichen, durchlaufen diesen Prozess. Die Mitarbeiter brauchen heute nicht mehr zeitaufwendig nach Rechnungen und dem dazugehörigen Vorgang zu suchen, sondern können alle Belege in digitalisierter Form aus SAP heraus aufrufen. Die Arbeitsprozesse wurden dadurch erheblich schneller. Abgenommen haben auch Nachfragen von Lieferanten, denn die Auskunftsfähigkeit der Abteilung hat sich spürbar verbessert.

ECM-System unternehmensweit im Einsatz

Alle zur Digitalisierung bestimmten Eingangsdokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Kundenakten, Zählerkarten, Inventurbelege etc. treffen heute in der Westfalen-Zentrale in Münster ein und werden digital verarbeitet. Die im Archiv auf­bewahrten Belege stehen in allen SAP-Anwendungen direkt auf Knopfdruck zur Verfügung. So werden die Geschäftsprozesse der Westfalen Gruppe optimal unterstützt. Mit weiteren Doxis4-Lösungen arbeiten auch die übrigen Bereiche äußerst effizient: „Wir haben mittlerweile nahezu alle Abteilungen und Unternehmensbereiche mit Doxis4 ausgestattet, von der Instandhaltung, über die Produktion bis hin zum Vertrieb, der z.B. die elektronisch abgelegten, kundenbezogenen Dokumente intensiv nutzt“, zieht Ingo Köster zufrieden Bilanz.

Sehen Sie im Anwendervideo

  • Wie die Westfalen Gruppe ein zentrales ECM für alle Abteilungen einführt
  • Wie die Durchlaufzeiten der Eingangsrechnungen verkürzt wurden
  • Welche Erfahrungen Projektleiter und Anwender mit Doxis4 machen

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