Die Abwicklung von Baumaßnahmen im Bereich der Stadtwerke Bielefeld ist ein komplexer Prozess mit vielen Beteiligten und einem hohen Dokumentaufkommen. Von der Störungsmeldung (oder auch bei Kunden- oder Instandhaltungsaufträgen), über die Anlage eines Auftrags in SAP, bis zur Ausführung und Abrechnung entsteht eine Vielzahl an Dokumenten, für die es keine einheitliche, strukturierte Ablage in den beteiligten Fachbereichen gab. Als Grundlage für eine einheitliche, strukturierte Dokumentenablage, den jederzeitigen Zugriff und diegewünschten Prozessverbesserungen wurde die Einführung einer elektronischen Bauakte (EBA) beschlossen, die mit SAP PM (Instandhaltung) und FelixX (Abrechnung) eng integriert werden sollte.