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Professionelles Dokumentenmanagement
für Rechtsabteilungen

Professionelles Dokumentenmanagement für Rechtsabteilungen

Mit Doxis4 rechtliche Arbeitsabläufe digital abbilden

Die Digitalisierung stellt Rechtsabteilungen bzw. Legal Departments vor neue Anforderungen hinsichtlich der wachsenden Datenmengen sowie der revisionskonformen, auditierbaren und medienbruchfreien Dokumentenmanagementprozesse. Unternehmensjuristen und Syndizi begleiten Verträge mit Lieferanten, Kunden, Mitarbeitern und Handelsvertretern sowie Kooperationen von Joint Ventures bis hin zu Mergers & Acquisitions (M & A). Bei der Prüfung, Bearbeitung und Dokumentation von juristischen Sachverhalten, Verträgen, Schriftsätzen und anderen juristischen Dokumenten entsteht ein hoher Zeit- und Kostenaufwand, der durch die immer größer werdenden Informationsmengen zusätzlich steigt. Spätestens, wenn die Kapazitäten der Rechtsabteilungen hierunter leiden, müssen diese ihre internen Arbeitsabläufe und Praktiken überdenken. Moderne ECM-Systeme wie Doxis4 unterstützen Rechtsabteilungen, indem sie standardisierbare Verwaltungsarbeiten wie die erste inhaltliche Kategorisierung von Dokumenten in Akten übernehmen oder die Recherchearbeit durch Volltextsuchen beschleunigen. Mit Doxis4 lassen sich rechtliche Arbeitsabläufe digital abbilden und dadurch effizienter handhaben.

Mehr Transparenz über rechtliche Sachverhalte

Eine saubere Aktenführung und der Überblick über alle termingebundenen Vorgänge sind Grundvoraussetzung für die Auskunftsfähigkeit von Unternehmensjuristen und Compliance-Beauftragten und damit für das funktionierende Risikomanagement des gesamten Unternehmens. Mit Doxis4 haben Rechtsabteilungen stets alle relevanten Informationen zu ihren Arbeitsabläufen griffbereit: vom Vertragswesen über die Beratung einzelner Gesellschaftsorgane und operativer Einheiten im Unternehmen bis hin zur Begleitung von Rechtsstreitigkeiten.

Keine Rechtsabteilung gleicht der anderen. Je nach Unternehmensbranche beschäftigt sie sich mit spezifischen rechtlichen Fachgebieten, woraus je eigene Prinzipien der Gestaltung von Aktenablage und Arbeitsprozessen resultieren. Mit Doxis4 lassen sich diese individuellen Strukturen digital abbilden, sodass eine einheitliche, kontextbezogene Ablage entsteht: Dokumente zu Verträgen und anderen rechtlichen Sachverhalten werden in elektronischen Akten strukturiert zusammengefasst und sind damit übersichtlich sowie direkt im Zusammenhang des rechtlichen Vorgangs verfügbar. Informationen des Handaktenbogens wie die Kontaktdaten der beteiligten Parteien, die Aktenzeichen sowie Termine, Kosten und der zuständige Bearbeiter werden auf dem digitalen Aktendeckel auf einen Blick angezeigt. Über die am Dokument hinterlegten Schlagworte zum Sachverhalt, zum Rechtsgebiet eines Falls oder den beteiligten Parteien sind gleichzeitig auch alle Informationen zu einem bestimmten Thema aktenübergreifend auf Knopfdruck recherchierbar.

Dokumente und Termine im Kontext managen

In Doxis4 ist stets nachvollziehbar, wer wann Schriftsätze, Korrespondenz und Materialien zu einem rechtlichen Vorgang bearbeitet hat. Über in Doxis4 erstellte Vorlagen können zentrale Vertragsinhalte und andere Bausteine rechtlicher Unterlagen wie z.B. Adressdaten, Klauseln, Rubrum etc. direkt in zu erstellende Dokumente übernommen werden. So werden Verträge und andere rechtliche Unterlagen einheitlich gestaltet und die Bearbeitungszeit sowie Fehleranfälligkeit spürbar reduziert.

Einzelne Arbeitsschritte und die dazugehörigen zu bearbeitenden Unterlagen z.B. für die Vorbereitung von Gerichtsterminen, die Erstellung und Prüfung von Verträgen oder gutachterlicher Stellungnahmen können den zuständigen Bearbeitern in Doxis4 einfach zugewiesen und damit der gesamte Arbeitsvorgang elektronisch abgebildet werden. So ist der Bearbeitungsfortschritt transparent und Zuständigkeiten bleiben stets nachvollziehbar. Die Erinnerung an das Fälligkeitsdatum für interne Abgaben, sowie Vertragsfristen, Gerichtstermine oder die Laufzeit von Dauerschuldverhältnissen erfolgt in Doxis4 automatisch. Das tägliche zeitaufwendige manuelle Prüfen eines Fristenbuchs wird damit überflüssig.

Compliance Management und Legal Consulting

Damit Compliance-Vorschriften im Unternehmen eingehalten werden können, sensibilisieren und beraten Rechtsabteilungen abteilungsübergreifend Techniker, Kaufleute und Management bezüglich rechtlicher Fragen. Doxis4 sichert dabei den reibungslosen Informationsaustausch, um alle Mitarbeiter über rechtzeitig aktuelle Gesetze, Richtlinien und Vorgaben zu informieren. Rechtsabteilungen und Compliance-Beauftragte behalten in elektronischen Akten stets alle unternehmensspezifischen Anforderungen und die dazugehörigen Unterlagen im Blick.

International agierende Unternehmen mit mehreren Gesellschaften haben besondere Anforderungen an ihre Rechtsabteilung bzw. ihr Legal Department. Je nach Standort ergeben sich unterschiedliche nationale rechtliche Rahmenbedingungen bspw. für Gesellschaften, Marken, Patente und Verträge. In Doxis4 lassen sich die gesammelten nationalen und internationalen Vorschriften sowie die daraus resultierenden Unternehmensrichtlinien zentral und nachvollziehbar dokumentieren. Doxis4 unterstützt die juristischen Einheiten in der Informationsrecherche, sodass sie ihre Kompetenzen z.B. bei Mergers & Acquisitions-Vorgängen oder in Fragen des Aktien-, Gesellschafts- und Kapitalmarktrechts effizienter einbringen können. Ist die interne Rechtsberatung zudem international und dezentral organisiert, ermöglicht die in 13 Sprachen verfügbare Software von Doxis4 die länderübergreifende Zusammenarbeit zwischen ihnen.

Mehr zum Dokumentenmanagement für Rechtsabteilungen

Strategischer Nutzen

  • Direkter kontextbezogener Überblick über alle rechtlichen Vorgänge und Unterlagen
  • Rechtzeitige Erinnerungen an Fristen und Termine
  • Transparenz über alle Stufen der Bearbeitung rechtlicher Sachverhalte
  • Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Akten, Dokumente und Arbeitsabläufe
  • Unterstützung bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften
  • Revisionssichere und rechtskonforme Aufbewahrung rechtlicher Unterlagen

Kontakt aufnehmen »

Fähigkeiten & Stärken - Dokumentenmanagement für Rechtsabteilungen

  • Eine Lösung für alle rechtlichen Arbeitsvorgänge

    In Doxis4 werden Aktenstrukturen digital abgebildet. Mit elektronischen Akten erhalten Rechtsabteilungen eine übersichtliche, einheitliche und handhabbare Ablagestruktur für jeden Sachverhalt, die gleichzeitig kontextbezogene Verknüpfungen zwischen Dokumenten, Akten und Vorgängen erlaubt. Dokumente werden physisch nur einmal abgelegt, können aber in mehreren Akten verknüpft sein. Redundante Parallelakten sind damit unnötig. Bei Bedarf, z.B. für Termine vor Gericht, können Akten und Dokumente auf Papier reproduziert (gedruckt) werden. Der digitale Aktendeckel führt Handaktenbogen, Fristen- und Kontenblatt zusammen: Informationen zu den beteiligten Parteien, Aktenzeichen, Bearbeiter, Termine und Gebührenberechnung usw. stehen auf einen Blick zur Verfügung. Über Annotationen können dabei verschiedene Bearbeiter Anmerkungen direkt an Dokumenten hinterlegen, ohne das Original zu verändern.

  • Kontextbezogene Recherche

    Rechts- und Compliance-Abteilungen erhalten über Doxis4 eine gemeinsame Wissensbasis mit schneller und komfortabler Suchfunktion. Jedes Dokument lässt sich mit Metadaten wie Streitgegner, zuständige Gerichte, Rechtsgebiete etc. versehen, die über die Schlagwortsuche aktenübergreifend recherchierbar sind. Per Volltextsuche werden bestimmte Textpassagen gefunden und abgeglichen. Doxis4 zeigt alle Dokumente, E-Mails, digitale Diktate sowie Bildmaterial verschiedenster Formate medienbruchfrei in einer Anwendung an. Mitarbeiter der Rechtsabteilung erhalten auf Knopfdruck sowohl eine Übersicht über alle Inhalte einer elektronischen Akte als auch über Dokumente, die in weiteren Akten verknüpft sind. Mit der Vorschaufunktion können sie bequem durch die Dokumente „blättern“, ohne dabei die Ansicht zu wechseln.

  • Fristen- und Vertragsmanagement

    Termine und Fristen z.B. für Vertrags-, Patent- und Markenverlängerungen oder Gerichtstermine überwacht das in Doxis4 enthaltene Fristenmanagement automatisch. So erhalten Rechtsabteilungen ein „elektronisches Fristenbuch“, das den zuständigen Bearbeiter zu vordefinierten Zeiträumen an Aufgaben und Termine erinnert und bei ausbleibender Reaktion sowie im Krankheits- oder Urlaubsfall weitere Verantwortliche bzw. Vertretungen automatisiert benachrichtigt. Über elektronisch erstellbare Rückstellungslisten besteht die Möglichkeit zur Übersicht über noch offene Prozesse.

    Mit dem Doxis4 Vertragsmanagement erhalten Rechts- sowie weitere Fachabteilungen die Möglichkeit, Informationen über den gesamten Vertragszyklus abteilungsübergreifend sowie unternehmensweit zu verwalten.

  • Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff

    Ob im Büro, vor Gericht oder unterwegs: Doxis4 erlaubt den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf alle Informationen auch über mobile Endgeräte. Dokumente und Daten können abteilungsübergreifend ausgetauscht werden, um bspw. Personal- und Lieferverträge zu prüfen oder Gutachten zu übermitteln. Über einen virtuellen Datenraum (Doxis4 iRoom) ist zudem der sichere Dokumenten- und Aktenaustausch mit externen Kanzleien oder Beratern möglich. Bei Terminen außerhalb des Büros stehen Doxis4-Funktionen wie die Suche, Vorschau oder Bearbeitung sowohl on- als auch offline zur Verfügung.

  • Daten- und Dokumentensicherheit

    Datenschutzbestimmungen zur Handhabung von Fallakten und personenbezogenen Daten und Dokumenten werden in Doxis4 durch verschlüsselte Datenübertragung und -ablage sowie Zugriffsberechtigungen sichergestellt. Die differenzierten sowie wahlweise auch temporären Berechtigungen beschränken den Dokumenten- und Aktenzugriff auf bestimmte Abteilungen, Personengruppen oder einzelne Mitarbeiter. Zum Schutz vor Dokumentenfälschung und der zweifelsfreien Feststellung des Urhebers (Authentizität) lassen sich in Doxis4 qualifizierte elektronische Signaturen erstellen, überprüfen und archivieren – auch bei mehreren elektronischen Signaturen pro Dokument.

  • Integration in bestehende Drittsysteme

    Doxis4 ist eng in Microsoft Office-Anwendungen wie Word und Outlook integriert, sodass Rechtsabteilungen weiterhin in den gewohnten Oberflächen arbeiten können. Die Akte eines Mandanten lässt sich z.B. direkt aus einer von ihm gesendeten E-Mail heraus aufrufen. Bei der Bearbeitung bspw. von Rechtsstreitigkeiten können Kunden-, Lieferanten- oder Personaldaten sowie -dokumente über standardisierte Schnittstellen direkt aus SAP oder anderen integrierbaren ERP-Systemen übernommen und synchronisiert werden. Weitere Anwendungen wie CRM, EGVP, Spracherkennungs-Software und juristische Datenbanken lassen sich ebenfalls integrieren. Die Zeit für die Suche nach Informationen, Kontaktdaten sowie für die Bearbeitung von Diktaten nimmt damit deutlich ab und Fehler werden reduziert.

  • Revisionssichere Archivierung und Dokumentation

    In Doxis4 sind alle Dokumente, E-Mails, Vorgänge und Akten im Kontext des Geschäftsprozesses revisionssicher archiviert. Durch Versionierung bleiben das Originaldokument und alle daran vorgenommenen Änderungen erhalten. Die Audit Trail-Funktion zeigt dabei auf, wer wann welche Informationen erhalten, eingesehen, verändert und bewilligt oder gelöscht hat. So bleibt der gesamte Verlauf eines Sachverhalts lückenlos dokumentiert. Über automatische Löschfristen- und sperren ist zudem sichergestellt, dass kein sensibles Dokument versehentlich vor Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist gelöscht werden kann.

Fähigkeiten und Stärken
ikw

Für die Zusammenarbeit mit einem Großkunden führte ikw einen standortüber­greifenden Prozessablauf ein. Hier kommen Doxis4 BPM, DMS und die Debitorenakte zum Einsatz.

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Justizministerium Baden-Württemberg

Baden-Württemberg reformiert mit der elektronischen Grundbuchakte (elGA) auf Basis der PRODEA-Software der SER eGovernment Europe sein Grundbuchwesen.

Anwenderbericht »
LBS

Im Doxis4-Archivsystem der LBS befinden sich heute bereits 43 Mio. Dokumente. 300 LBS-Mitarbeiter arbeiten mit elektronischen Akten, wie z.B. der Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte.

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BAUHAUS AG

Die BAUHAUS AG steuert heute den gesamten Kommunikationsablauf innerhalb der Rechtsabteilung mittels Doxis4. Eingesetzt werden eAkten, Archivierung & Rechnungsverarbeitung.

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Deutsche Bahn AG

Mit dem Bahn Content Management (BCM) auf Basis von Doxis4 werden bei der Deutschen Bahn konzernweit kunden­spezifische Anwen­dun­gen für mehrere tausend Nutzer realisiert.

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Deloitte & Touche zertifiziert Doxis4 nach IDW PS 880

Die weltweit renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche hat der Doxis4 Enterprise Content Management-Software von SER die IDW PS 880-Zertifizierung erteilt. SER-Kunden erhalten damit testierte Sicher­heit, dass die elektronische Archivierung den Grund­sätzen ordnungs­mäßiger, DV-gestützter Buchführungssysteme entsprechend revisionssicher erfolgt.

Mehr über die Doxis4 IDW PS 880-Zertifizierung

IDW PS 880 Zertifizierung für Doxis4 iECM

Doxis4 für rechtliche Unterlagen im Überblick

Aktenmanagement

  • Ablage verschiedener Datei-Formate im Kontext rechtlicher Arbeitsabläufe sowie wahlweise nach eigener definierter Struktur, z.B. dem vorhandenen Aktenplan
  • Direkte Übersicht durch digitalen Aktendeckel mit allen wichtigen Basis-Informationen zu einem rechtlichen Sachverhalt
  • Referenzierungsmöglichkeiten zwischen Vorgängen, Akten, Verträgen und anderen Dokumenten
  • Redundanzfreie Zuordnung von Dokumenten zu mehreren rechtlichen Sachverhalten
  • MS-Office/Outlook-Integration: Akten direkt aus MS-Office oder MS-Outlook heraus recherchieren und Dokumente oder E-Mails aus der Anwendung heraus in Doxis4 ablegen
  • Aktenübergreifende Gruppierungs- und Filtermöglichkeiten
  • Mobiler Zugriff via Web- und Mobil-Client
  • Offline-Akte: Mitnahme einer elektronischen Akte mittels Check-in/Check-out mit voller Funktionalität: ansehen und bearbeiten (automatische Synchronisation)

Dokumentenmanagement

  • DMS-Funktionalität: Aktenablage (manuell oder automatisiert), Suche mit diversen kombinierbaren Kriterien (Metadaten) und Volltextsuche, Vorlagenverwaltung, Bearbeiten, Versionieren, Historie etc.
  • Umfangreiche Annotationsmöglichkeiten mit getrennten Ebenen für verschiedene Bearbeiter
  • Zugriff auf Doxis4-Vorlagenmanagement direkt aus Microsoft Office heraus zur Vorlagenverwaltung z.B. für einheitliche Vertragsgestaltung sowie Klauseln
  • Übernahme und Synchronisation von Daten aus ERP, CRM, EGVP, Excel-Listen, Spracherkennungssoftware etc.
  • Änderung von Daten wie Fall-ID, Titel oder Bearbeiter in mehreren Dokumenten
  • Erfassen der Papierdokumente über integrierte Scan-Funktion (auch Massenscan)

Rechtliche Arbeitsvorgänge

  • Transparente und dokumentierte Workflows mit integriertem Termin-, Fristen-, Freigabe-, Wiedervorlagen- und Vertragsmanagement
  • Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
  • Dokumentenaustausch mit externen Nutzern über gemeinsamen Datenraum (iRoom)
  • Abonnement-Funktion zur Information per E-Mail z.B. für Statusänderung, Freigabe/Genehmigung
  • Internationaler Einsatz durch Mehrsprachigkeit (Unicode‑fähig)

Compliance

  • Rollenbasiertes und fein granulierbares Berechtigungs-System (Register, Ordner, Dokumente, temporäre Zugriffe etc.)
  • Getrennte Repositories für verschiedene Gesellschaften, Abteilungen, Personengruppen
  • Audit Trail-Funktion: Wer hat wann welche Änderungen an Dokumenten vorgenommen
  • Sicherheit durch Autorisation und Authentifizierung sowie SSL-Verschlüsselung, elektronische Signaturen und verschlüsselte Datenablage
  • Revisionssichere Archivierung von rechtlichen Unterlagen wie Dokumenten, E-Mails, Vorgängen und Akten gemäß ISO 15489
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