SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.
Nachfolgend erläutern wir einige wesentliche Begriffe rund um das Thema „Akten“, die im Zusammenhang mit den DOXiS4 Records Verwendung finden:
Akte
Die Akte ist ein eigenständiges Speicherobjekt, das unabhängig von Dokumenten verwaltet wird. Eine Akte enthält Referenzen auf andere Akten und Dokumente. Akten lassen sich mit Attribut-Werten (Index-Werten) versehen und es sind grundlegend die gleichen Operationen auf Akten anwendbar wie auf Dokumenten (Akten anlegen, attributieren, ändern, löschen, suchen, Erzeugung von Verweisen, ...).
Aktenmodell
Jeder Akte liegt ein Aktenmodellszu Grunde. Das Aktenmodelleneschreibt den inneren Aufbau unterschiedlicher Akten-Typen (z.B. Personalakte, Kundenakte, Immobilienakte usw.) und dient als Vorlage für die Erzeugung neuer Akten. Akten, die auf Basis eines zuvor definierten Aktenmodelle erzeugt worden sind, werden auch als „Instanzen“ des entsprechenden Aktenmodells bezeichnet. Das Aktenmodell definiert, in welcher Art und Weise und auf Basis welcher Strukturen Objekte in einer Akte abgelegt werden können. Die Darstellung von Aktenmodellen erfolgt in der Regel hierarchisch – in einer Baumstruktur.
Register
Ein Register innerhalb einer Akte wird auch als Ordner bezeichnet. Register lassen sich ähnlich wie Akten mit Attributsätzen (z.B. Kontaktdaten, Adressdaten etc.) versehen. Bei einer typischen dreistufigen Hierarchie (Akte -> Register -> Dokument) nimmt ein Register Referenzen auf Dokumente oder andere Objekte wie z.B. URL’s auf. Darüber hinaus ist es möglich, dass ein Register weitere Unterregister (= Subordner) enthält. Auf diese Weise lassen sich maßgeschneiderte Registerstrukturen mit beliebig vielen Hierarchiestufen innerhalb von Akten definieren.
Dokumente und andere Speicherobjekte
Dokumente sind die eigentlichen Träger der in Akten abgelegten Informationen. Im verallgemeinerten Sinne sind dem Begriff „Dokument“ u.a. hinzuzurechnen: Gescannte Dokumente (z.B. Eingangspost), E-Mails, Office-Dokumente, Web-Dokumente. Hinzu kommen Objekte wie z.B. URL’s, Notizen, Vorgänge, Reports und vieles mehr. Business Objekte des Kunden lassen sich über ein entsprechendes Customizings ebenfalls integrieren. Die Komplexität der Aktenmodelle kann stark variieren. Beispiele sind z.B. Gerichtsakten oder Akten umfangreicher Ausschreibungs- und Projektierungsvorhaben.
Als einfachster Fall eines Aktenmodells ließe sich eine „Handakte“ definieren, die nichts anderes als eine Sammelmappe mit einem Register (Ordner) für beliebige Dokumente darstellt – ohne weitere Vorgabe des Umfangs oder einer Gliederung.
Ablageplan
Als Ablageplan (auch: Aktenplan) wird eine übergreifende Ablagevorschrift für sämtliche Akten innerhalb einer Organisation bezeichnet. In den Fällen, in denen die Arbeit mit Aktenmodellen nicht hinreichend ist und eine Organisation und Bearbeitung nach Ablageplan sinnvoll erscheint, bieten DOXiS4 Records eine entsprechende Unterstützung. Dabei können auch mehrere Ablagepläne zum Einsatz kommen. Der Einsatz eines Ablageplans ist nicht zwingend erforderlich, um eine Realisierung elektronischer Akten vorzunehmen - d.h. es sind Szenarien möglich, in denen mit unterschiedlichen Aktenmodellen gearbeitet wird, eine Ablage nach Ablageplan allerdings nicht vorgenommen wird.
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Begriffsdefinitionen