SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.
Die Anforderungen an Fachanwendungen sind hoch und sehr differenziert, denn sie müssen organisationstechnisches Know-how abbilden. DOXiS4 bietet auf Basis einer gemeinsamen Plattform Aktenanwendungen, die unkompliziert an individuelle Bedürfnisse angepasst werden können. Beispiele dafür sind:
Kundenakte (Vertrieb)
Die elektronische Kundenakte stellt auf Knopfdruck alle aktuellen und historischen Daten zu einem Kunden einschließlich der brieflichen und eMail-Korrespondenz zur Verfügung. Sie steigert Effizienz und Wirtschaftlichkeit in der Kundenbetreuung, da sie die verschiedensten Dokumente und auch multimediale Elemente in einer Akte zusammenführt, z.B. Wartungsverträge, Briefe, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen, aber auch eMails, Internet-Links, Zeichnungen, kaufmännische Daten aus dem ERP-System oder Kundeninformationen aus dem CRM-System.
Vertragsakte
DOXiS4 Vertragsmanagement zeichnet sich besonders durch Transparenz, Effizienz und Rechtskonformität aus. In die elektronische Vertragsakte werden alle vertragsrelevanten Schriftstücke aufgenommen, sowohl papierbasierende als auch elektronische Dokumente. Die Überwachung von Terminen und Fristen durch zusätzliche Workflow-Funktionalitäten stellt eine ordnungsgemäße Vertragsabwicklung sicher. Die Vertragsbearbeitung mit der elektronischen Vertragsakte ist transparent und für jeden nachvollziehbar, da alle Bearbeitungsschritte festgehalten werden.
Lieferantenakte (Einkauf)
Die Einkaufsabteilung leistet einen wichtigen Beitrag zur Wirtschaftlichkeit von Unternehmen. Mit dem DOXiS4 Records Management steht dem Einkauf eine multimediale Lieferantenakte zur Verfügung, die alle relevanten Informationen, z.B. Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Preisinformationen, Schriftverkehr und Verträge übersichtlich bereitstellt. Bei den Inhalten kann es sich um Word-Dokumente, gescannte Images, eMails, EDI-Daten, aber auch um einen Verweis auf die Homepage des Lieferanten oder um das neueste Produktvideo handeln.
Personalakte
Neben der revisionssicheren Archivierung und Verwaltung der relevanten Dokumente unterstützt die DOXiS4 Personalakte auch Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit dem Personalmanagement. Alle Belege zu einem Mitarbeiter werden in der elektronischen Personalakte verwaltet und können jederzeit und ohne Zeitverzug angezeigt werden. Auch ausgehende Belege, z.B. Gehaltsmitteilungen, werden in der elektronischen Personalakte verwaltet. Die Integration in verschiedene operative Systeme wie SAP R/3 HR oder Paisy ist als Standardfunktion verfügbar.
Qualitätsmanagementakte
Das DOXiS4 Digital-QM-Book auf Basis des DOXiS4 Records Managements ist eine automatisierte Lösung für das Qualitätsmanagement. Sie vereinfacht die Erstellung, Bearbeitung, Pflege und Überwachung sowie die Veröffentlichung von Qualitätsmanagementhandbüchern erheblich und ermöglicht das einfache und schnelle Publizieren der Handbücher durch die Integration in Webportale. Der integrierte „Fristenmanager“ sorgt für eine sichere turnusmäßige Aktualisierung der einzelnen QM-Dokumente.
Projektakte (technische Bereiche mit CAD-Integration)
Projekte wie die Herstellung von Anlagen, die Einführung von IT-Systemen oder der Entwurf einer neuen Maschine zeichnen sich durch eine hohe Komplexität aus. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen und Bereiche bearbeiten mit den verschiedensten Werkzeugen Inhalte für diese Projekte – Ingenieure nutzen CAD-Werkzeuge, Account Manager Tools zur Angebotserstellung, Projektmanager Controlling- und Reporting-Lösungen. Die DOXiS4 Projektakte ermöglicht eine zentrale Verwaltung sämtlicher Inhalte, unabhängig vom Ursprungssystem.
Patientenakte (medizinische Versorgung)
Die elektronische Patientenakte (EPA) lässt sich aufbauen wie eine Krankengeschichte auf Papier. Ein Höchstmaß an Strukturierung, kombiniert mit großer Übersichtlichkeit und Variabilität in der Organisation garantiert einfache, intuitive Bedienung und Benutzerfreundlichkeit. Entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Arbeitsplatzes lassen sich beliebige patienten-, fall- und periodenbezogene Sichten erstellen. Die elektronische Patientenakte verwaltet Daten, Dokumente, Bilder und multimediale Objekte ebenso wie Altakten und Mikrofilm.
Kreditakte (Banken)
Bankkunden erwarten von ihren Beratern kompetente Betreuung und schnelle Entscheidungen, insbesondere wenn es um die Bearbeitung von Kreditanfragen geht. Gerade im Kreditbereich führt die Unterstützung durch elektronische Dokumente zu einer erheblich schnelleren Prozessabwicklung. In einer elektronischen Kreditakte stehen alle entscheidungsrelevanten Dokumente und kundenbezogenen Daten auf Knopfdruck zur Verfügung. So können die Sachbearbeiter in wesentlich kürzerer Zeit als früher entscheiden.
Bestandsakte (Versicherungen)
Mit DOXiS4 Records Management von SER verwalten Versicherungen Millionen von Kundenakten, die eine einheitliche Kundensicht über alle Dokumente auch aus verschiedenen Marktbereichen der Versicherer bieten, wie z.B. Policen-Akten aus dem Bereich Lebensversicherung oder Schadenakten aus dem Haftpflichtbereich. Die hierarchische Aktenanzeige bietet den Sachbearbeitern einen transparenten Überblick über alle Vorgänge und Versicherungsarten, die einen Kunden betreffen. Auch sensible medizinische Unterlagen können mit einem speziellen Zugriffsschutz für berechtigte Benutzer über die Kundenakte bereitgestellt werden.
Gerichtsakte (Gerichte und Anwaltskanzleien)
Das zum 01.04.2005 in Kraft getretene Justizkommunikationsgesetz (JKomG) eröffnet den Verfahrensbeteiligten – Richtern, Rechtsanwälten und Bürgern – die Möglichkeit, elektronische Gerichtsakten zu führen und elektronische Kommunikationsformen wie Datenaustausch und eMail unter Verwendung der Digitalen Signatur gleichberechtigt neben der – herkömmlich papiergebundenen – Schriftform oder der mündlichen Form rechtswirksam zu verwenden. Die elektronische Gerichtsakte enthält alle relevanten Dokumente, vom Schriftsatz der Klage, über Schriftverkehr bis zum digital signierten Urteil des Richters.
Mit dem DOXiS4 Solution Package für elektronische Akten erzielen Unternehmen maximale Wirkung bei minimalem Aufwand. Dabei handelt es sich um vorgefertigte Aktenlösungen, basierend auf den bewährten Softwareprodukten von SER, die fast jeden Wunsch an eine perfekte Aktenorganisation erfüllen. Vor Ort erfolgt noch die Integration in Ihre IT-Systemlandschaft durch unsere Experten – fertig! Und vielleicht ergeben sich über die Zeit aus Ihren Erfahrungen im Umgang mit elektronischen Akten ganz neue Ideen und Nutzenüberlegungen, um die Anwendung ganz nach Ihren spezifischen Wünschen zu optimieren. Kein Problem.
Ganzheitliches Kommunikationsmanagement
Aktenarten