SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.
Motivation – Mobil arbeiten, überall und jederzeit
Die Büroarbeit hat sich in den vergangenen Jahren drastisch verändert. Viele Manager und Mobile Worker arbeiten heute deutlich mobiler, flexibler und vernetzter als noch vor wenigen Jahren. Oft verbringen sie mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit beim Kunden. Mobiles ECM von SER sorgt dafür, dass sie auch unterwegs immer Zugang zu wichtigen Geschäftsunterlagen haben.
Lösung – Der DOXiS4 mobileCube für iPhone, iPad und Blackberry
Mit einem unternehmensweiten ECM als digitalem Informationspool und Workflows für eine sichere Steuerung von standardisierten Prozessen bietet die moderne ECM-Lösung DOXiS4 von SER die notwendige Infrastruktur für mobiles Arbeiten mit Smart Phones und Tablet-PCs. Um in dieser dynamischen Disziplin flexibel zu bleiben und schnell auf Änderungen reagieren zu können, hat die SER sich mit dem Modul iROOM für eine Erweiterung ihrer vorhandenen Gateway-Architektur entschieden. Diese einheitliche Basis sorgt dafür, dass der mobileCube-Client die jeweiligen Endgeräte mit den gängigen Zielplattformen unterstützt.
Anwendungsszenarien – Unterstützung für den Mobile Worker
Im Rahmen ihrer ECM-Mobility-Strategie konzentriert sich SER zunächst auf vier typische Anwendungsfälle für den mobilen Manager. SER setzt hier vor allem auf Funktionen, die den Mitarbeiter ortsunabhängig bei seiner täglichen Arbeit, aber auch bei unerwarteten Herausforderungen, unterstützen und auskunftsfähig machen.
Informationsverfügbarkeit beginnt heute damit, dass ein Anwender über das Vorhandensein neuer Informationen benachrichtigt wird, anstatt dass er danach suchen muss. Die Push-Notifikation schickt ihm proaktiv eine Benachrichtigung auf sein mobiles Endgerät, wenn neu erschlossener Inhalt zu einem aktuellen Fall oder einem abonnierten Thema vorhanden ist. Die Darstellung und Gewichtung solcher Informationen erfolgt auf Basis von Anzeigeprofilen, die relevante Informationen (Meta- und Datenobjekte) rollen- und sichtenabhängig zur Anzeige bringen. Weitere Informationen und Unterlagen können bei Bedarf aktiviert und nachgeladen werden. Wie auch die DOXiS4 Rich Clients bietet der DOXiS4 mobileCube flexible Darstellungsmöglichkeiten der Treffer nach Gruppen, persönlicher Sortierung und verschiedenen Filtern.
Wer es gewöhnt ist, mit seinem ECM-Client am Arbeitsplatz kombinierte Recherchen durchzuführen, die in wenigen Schritten zum Erfolg führen, möchte auf diesen Komfort auch unterwegs nicht verzichten. Im Gegensatz zu einer reinen Volltextsuche kommt man mit einer sogenannten „smarten“ Recherche wesentlich schneller zum Ziel. Hierzu zählen nicht nur die meta- und inhaltsbasierte Recherche, die sich auch miteinander kombinieren lassen. Im Kontext mobiler Endgeräte besonders wichtig ist das „Browsen“ im ECM-System, wie bei einer Internet-Recherche. Dies ist vor allem dann von entscheidendem Vorteil, wenn der Suchbereich durch definierte Content-Bereiche wie z.B. Geschäftspartner, Projekte oder auch Abteilungen sinnvoll eingeschränkt wurde. Außerdem unterstützt der DOXiS4 mobileCube den Anwender bei der Einschränkung der Treffermenge durch sogenannte Kriterien-Wolken. Diese richten sich nach thematischen Schwerpunkten, die aus dem jeweils aktuellen Suchergebnis generiert werden.
Das Ziel eines mobilen Case-Managements ist es, dem Anwender eine organisierte und bedarfsgerecht auf den einzelnen Fall zugeschnittene Unterstützung zu bieten. Wie der stationäre ECM-Client bietet auch der DOXiS4 mobileCube eine dynamische Aktensicht an, die neben Content auch Prozesswissen bereitstellt. Die Darstellung erfolgt strukturiert entsprechend der gewählten Registerstruktur. Die Mappe selbst umfasst neben ein- und ausgehender Korrespondenz auch Verträge, Konzepte oder andere Informationen. Die Integration des ECM mit ERP- und CRM-Anwendungen reichert die Akten zusätzlich mit Daten aus diesen Systemen an. Die Kundenakte enthält so zusätzlich z.B. aktuelle Umsatzzahlen aus dem ERP-System und informiert über das letzte Telefongespräch des Call-Center-Mitarbeiters.
Unterschiedlichste Prozesse setzen eine zeitnahe Teilnahme am Vorgang voraus, um z.B. Skontofristen, Deadlines o.Ä. einzuhalten. Insofern benötigt ein Entscheider eine einfache Möglichkeit, um an einem prozessgestützten Ablauf teilzunehmen. Definierbare Inhaltsfilter bieten eine Vorselektion, um aus den vorhandenen Vorgängen nur wertvolle oder wertschöpfende Aufgaben zur mobilen Entscheidung vorzulegen. Diese „Sichtung“ erfolgt anhand von Vorgangswerten wie Rechnungsbetrag, Priorität oder einer Lieferantenklassifikation (handelt es sich um einen A-, B- oder C-Klasse Lieferant?). Geeignete Prozessfälle für mobile Endgeräte sind z.B. Rechnungsfreigaben für hochwertige Güter, die Freigabe von Investitionsbudgets bei aktiven Floor-Limits, aber auch Projekt-Eskalationen, die ad-hoc entschieden werden müssen.
Ganzheitliches Kommunikationsmanagement