SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.
Motivation – „Inseldasein“ von eMails beenden und rechtliche Anforderungen erfüllen
Mittlerweile haben wir uns daran gewöhnt, über eMails schnell Entscheidungen herbeizuführen, an denen die unterschiedlichsten Empfänger beteiligt sind. Gibt es doch alle notwendigen Informationen mit dem berühmten Knopfdruck. Die Vorteile der digitalen Kommunikation können aber nur ausgeschöpft werden, wenn eMails kein Eigenleben führen, sondern in die Unternehmensprozesse integriert werden. Sie gehören in den entsprechenden Sachzusammenhang, beispielsweise einer Kunden-, Lieferanten- oder Projektakte. Erst wenn die eMail wie ein dem Brief gleichgestellter Posteingang behandelt und an die Geschäftsprozesse im Unternehmen gekoppelt wird, spielt die eMail ihren ganzen Nutzen aus. Ein weiterer wichtiger Aspekt beim eMail Management ist die Beachtung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen (Compliance).
Die Lösung – eMails automatisch zu Vorgängen, Akten, Belegen zuordnen
Das DOXiS4 Intelligent Context Control (DOXiS4 ICC) dient dazu, die eMail-Korrespondenz als Variante des Posteingangs ebenso automatisiert zu verarbeiten und den dazugehörigen Geschäftsprozessen zuzuordnen wie digitalisierte Briefe oder Telefaxe. Dabei wird der Kontext einer eMail analysiert, auf Wunsch z.B. mit dem ERP-System abgeglichen und auf dieser Grundlage der Vorgang ermittelt, auf den sich die eMail bezieht. So stellt DOXiS4 ICC z.B. fest, ob der Absender einer eMail bereits Kunde des Unternehmens ist und auf welchen Auftrag sich die eMail bezieht. Durch den automatischen Abgleich mit dem ERP-System erhält der Empfänger diese Informationen sofort mit der eMail mitgeliefert und kann sogar aus der eMail heraus direkt in die entsprechenden Kundendaten im ERP-System hineinspringen. Sobald der Kontext zu einer eMail ermittelt und abgespeichert wurde, ist er unternehmensweit für jeden ICC-Anwender, der diese eMail ebenfalls empfangen hat, sichtbar. Selbst bei einer Weiterleitung der eMail bleibt die Kontextanzeige erhalten, so dass keine erneute Zuordnung vorgenommen werden muss.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Produkt Features
Ganzheitliches Kommunikationsmanagement