SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.
Zu diesem Terminus gibt es keine allgemein gültige Definition seitens der Finanzverwaltung. Die Finanzverwaltung umschreibt im Frage-Antwort-Katalog vom 06. März 2003 den Begriff wie folgt:
„Steuerlich relevant sind Daten immer dann, wenn sie für die Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sein können.“
Die sehr weiche Definition der „steuerrelevanten Daten“ ist unter inhaltlichen, methodischen und technischen Gesichtspunkten zu sehen. Der inhaltliche Aspekt betrifft die steuerrelevanten Daten, die es zu prüfen gilt. Die inhaltliche Frage muss das steuerpflichtige Unternehmen in Abhängigkeit seiner Geschäftstätigkeit zusammen mit seinem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer beantworten. Nach Aussage der Bundessteuerberaterkammer ist die Identifizierung aller steuerrelevanten Daten eine Vorbehaltsaufgabe der steuerberatenden Berufe. Deren Hilfe sollte auf jeden Fall in Anspruch genommen werden.
Der methodische Aspekt ist eine Frage der Revisionssicherheit und der Dokumentation des Verfahrens. Viele der hier aufgeworfenen Anforderungen basieren auf den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)" von 1995. Die GDPdU berufen sich immer wieder hierauf. Dort finden sich Vorschriften u.a. zur Datensicherheit, Dokumentation, Prüfbarkeit und Datenwiedergabe. Viele Probleme, vor die sich Unternehmen durch die GDPdU gestellt sehen, bestehen somit bereits seit fast 13 Jahren. Die GoBS wurden faktisch mehr als ein Jahrzehnt nicht beachtet, d.h. von den Buchführungspflichtigen schlicht ignoriert. Mit der Einführung der GDPdU erleben die GoBS nicht nur eine Renaissance, sondern grundlegende Bedeutung, ohne deren Erfüllung die GDPdU-Fähigkeit nicht zu erlangen ist.
Die technische Sicht umfasst z.B. die Bereitstellung der steuerrelevanten Daten in auswertbarer Form und die Art und Weise der Datenhaltung. Steuerrelevante Daten können in unterschiedlichen Systemen entstehen und gespeichert werden. Hier stellt sich die Aufgabe, nach der fachlichen Qualifizierung der steuerrelevanten Daten die entsprechenden DV-Systeme, Speicherorte und -Formate zu ermitteln, um die Daten anhaltend auswertbar bereitzustellen. Hierbei unterstützt Sie die SER Solutions mit ihrem speziellen Service-Angebot kompetent.
Die betroffenen Datenbestände sind zunächst steuerrelevante Daten aus Finanz- und Anlagebuchhaltung sowie Lohn-Abrechnung. Aber auch steuerrelevante Daten aus vor- oder nachgelagerten Systemen gehören dazu. Eine E-Mail stellt beispielsweise ein originär digitales Dokument dar, das im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss, wenn sie z.B. eine Reisekostenabrechnung oder eine Kalkulation in einem Tabellenkalkulationsformat enthält.
Durch die GDPdU hat sich am fachlichen Umfang und Inhalt der Prüfung nichts verändert. Anders ist die Form der Bereitstellung, des Zugriffes und der Auswertung der steuerrelevanten Daten, die sich der technologischen Entwicklung angepasst hat. Immer mehr Informationen entstehen originär elektronisch und können auch nur elektronisch ausgewertet werden.
Ganzheitliches Kommunikationsmanagement
Steuerrelevaten Daten