SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.
Auch wenn die nächste Außenprüfung noch eine Weile auf sich warten lässt, die Strategie des Abwartens kann Ihr Unternehmen im doppelten Sinne teuer zu stehen kommen. Zum einem beeinträchtigen Sie damit das Klima während einer Prüfung und begeben sich in die Gefahr von Sanktionen. Zum anderen wird die nachträgliche Aufbereitung Ihrer steuerrelevanten Daten – wenn dann überhaupt noch möglich - extrem aufwändig und teuer werden. Diesem Risiko sollte sich Ihr Unternehmen nicht aussetzen, insbesondere dann nicht, wenn Sie Ihre steuerrelevanten Daten nicht über 10 Jahre und länger im Produktivsystem aufbewahren können oder einen Wechsel Ihres Produktivsystems oder nebengelagerter Systeme beabsichtigen.
Alle originär elektronisch erstellten, steuerrelevanten Daten müssen digital aufbewahrt werden, d.h. nicht nur die Daten aus dem Produktivsystem, sondern auch die in vor-, neben- und nachgelagerten DV-Systemen. Die (zusätzliche) Aufbewahrung auf Papier reicht nicht aus!
Sie müssen sicherstellen, dass alle steuerrelevanten Daten maschinell auswertbar sind. Die Auswertungsmöglichkeiten sollten qualitativ und quantitativ mit denen des Produktivsystems zum Zeitpunkt der Erstellung übereinstimmen. Zum anderen müssen die Daten in einem auswertbaren Format aufbewahrt werden. Die ausschließliche Aufbewahrung als TIF und PDF-Datei erfüllt die Anforderung der Finanzverwaltung ausdrücklich nicht.
Um insbesondere die Anforderungen der Datenträgerüberlassung zu erfüllen, müssen die im Archiv ausgelagerten steuerrelevanten Daten mit Strukturinformationen versehen werden. Wir empfehlen Ihnen den Datenexport ins elektronische Archiv der DOXiS4 iECM Suite entsprechend dem von der Finanzverwaltung vorgegebenen GDPdU-Beschreibungsstandard.
Ganzheitliches Kommunikationsmanagement
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