Ausgangssituation

Vor Einführung des optischen Archives kam die komplette Post als Papier in die Sachbearbeitung. Es waren täglich 50 bis 100 Papierpostkorbeingänge. Niemand wusste, welcher Sachbearbeiter welchen Vorgang in der Bearbeitung hatte. Das Suchen nach Papierdokumenten in den herkömmlichen umfangreichen Aktenordnern war zeitaufwendig und lästig. Es dauerte lange, bis die Sachbearbeiter an die gesuchten Dokumente herankommen konnten, die sie auch wirklich benötigten. Mit der DMS- / Archiveinführung sollte eine revisionssichere Dokumentenablage geschaffen und die Nachvollziehbarkeit aller Änderungen an den Dokumenten verbessert werden. Wichtig war außerdem die freie Wahl des Storage-Systems.

Gründe für SER

• Deutscher Hersteller; Software, Dienstleistungen und Wartung aus einer Hand 
• Umfassendes Produkt-Portfolio
• Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis

Lösungen

Komfortable Stapelverarbeitung mit dem Doxis4 Massen-Scanclient und Hochleistungsscanner Automatische Extraktion relevanter Daten für die automatische Archivierung Automatische Klassifikation für die automatische Zuordnung zu elektronischen Akten & Postkörben Revisionssicheres Archiv für die Langzeitaufbewahrung

Integration

LBS Neu

Dokumentenmenge

43 Mio. Dokumente, Zuwachs jährlich ca. 3,5 Mio.

User

300 User

Umsetzung

• Migration von 24 Mio. Dokumenten und 10.000 Vorgängen aus dem Vorgängersystem
• 50 — 100 Papier-Postkorbeingänge werden in wenigen Minuten dem richtigen Sachbearbeiter zur weiteren Bearbeitung elektronisch zur Verfügung gestellt
• Einführung elektronischer Akten: Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte, Revisionsakte, Handelsvertreterakte und Sparkassenakte
• Nur sechs Monate von der Planung bis hin zur Produktivsetzung inkl. Migration des Altsystems

Nutzen

• Beschleunigung der Prozesse, somit Steigerung der Wirtschaftlichkeit
• Unabhängigkeit von SER-Ressourcen dank einfach zu bedienender Entwicklungstools
• Projekt in Time und in Budget
• Keine Liege- und damit auch keine Wartezeiten
• Keine Suche mehr nach Vorgängen durch die Sachbearbeiter
• Mehr Zeit für andere Tätigkeiten und mehr Spaß an der Arbeit